요양원 폐업 절차, 공단 자료이관 접수증부터입니다

폐업신고보다 자료이관이 먼저인 이유

「노인장기요양보험법」 제36조는 두 가지 의무를 나란히 지웁니다. 제1항은 폐업·휴업 예정일 전 30일까지 시장·군수·구청장에게 신고하도록 정하고, 제6항은 폐업·휴업 신고를 할 때 장기요양급여 제공 자료를 공단으로 이관하도록 정합니다.

이 둘을 잇는 것이 접수증입니다. 시행규칙 제28조의2 제3항은 공단이 이관 신청서를 접수하면 이관 사실을 증명하는 접수증을 신청인에게 교부하도록 정하고 있습니다. 지자체 폐업 담당자가 요구하는 것이 이 서류입니다.

두 의무는 어느 쪽도 선택이 아닙니다. 「노인장기요양보험법」 제69조 제1항 제4호는 제36조 제1항 또는 제6항을 위반하여 폐업·휴업 신고 또는 자료이관을 하지 않은 자에게 500만원 이하의 과태료를 부과하도록 정합니다. 신고를 했더라도 이관을 하지 않으면 같은 조항에 걸립니다.

휴업은 조금 다릅니다. 제36조 제6항 단서는 휴업 신고를 하는 기관의 장이 휴업 예정일 전까지 공단의 허가를 받으면 자료를 직접 보관할 수 있다고 정합니다. 시행규칙 제28조의2 제2항에 따라 별지 제36호서식의 자체보관 신청서를 휴업 예정일 전까지 제출하면, 같은 조 제3항에 따라 공단이 자체보관 계획을 검토해 허가할 수 있습니다. 폐업에는 이 길이 없습니다.

순서가 이렇게 되는 이유는 간단합니다. 신청서에 적는 것이 연도별 명수와 매수인데, 그 숫자는 자료를 다 세어 목록표를 만든 뒤에야 나옵니다. 신청서를 먼저 쓰는 것은 구조상 불가능합니다.

한 가지 더 있습니다. 폐업 자체를 할지, 양도양수로 갈지는 이관 작업을 시작하기 전에 정해져 있어야 합니다. 두 길의 갈림은 요양원 매매 전에, 폐업인지 양도양수인지부터에 정리해 두었습니다.

무엇을 몇 년치 넘기는가

보존 의무의 근거는 시행규칙 제27조 제4항입니다. 장기요양기관의 장은 아래 자료를 문서 또는 전자문서로 기록·관리하고 장기요양급여가 종료된 날부터 5년간 보존해야 합니다.

• 제1호 — 장기요양 급여계약에 관한 서류
• 제2호 — 장기요양급여비용 청구서 및 청구명세서
• 제3호 — 장기요양급여제공기록지 등 급여비용의 산정에 필요한 서류 및 이를 증명하는 서류
• 제4호 — 방문간호지시서
• 제5호 — 장기요양급여비용 명세서 부본 (본인부담금수납대장으로 갈음 가능)

이관 대상은 시행규칙 제28조의2 제1항이 따로 정합니다. 보존기간 중인 제27조 제4항 각 호의 자료 중 제2호를 제외한 것입니다. 청구서와 청구명세서는 공단이 이미 가지고 있으므로 빠지고, 나머지 네 가지가 넘어갑니다.

실무에서 무너지는 곳은 제3호의 「등」입니다

제3호는 급여제공기록지 하나가 아니라 급여비용 산정에 필요한 서류 전부를 가리킵니다. 여기에 걸리는 자료가 급여종류마다 다릅니다.

직원 근무일지는 급여종류에 따라 범위가 갈립니다. 방문요양·방문목욕·방문간호는 관리책임자와 사회복지사만, 주야간보호·단기보호·시설은 종사자 전체입니다. 병가나 경조사 휴가가 있었다면 휴가신청서 같은 증빙까지 함께 요구하는 지사가 있습니다.

청구자료와 이관자료의 수가 맞아야 합니다

공단이 확인하는 등식은 청구자료 = 이관자료 + 분실·훼손 자료입니다. 청구 이력이 있는데 이관 목록표에도 분실·훼손 목록표에도 없으면, 그 청구 내역이 나중에 환수 대상이 될 수 있습니다.

그래서 없는 자료는 없다고 적어야 합니다. 감추는 쪽이 아니라 적는 쪽이 안전합니다. 다만 확인서에서 망실·훼손을 「전부」로 체크하면 과태료 판단으로 넘어갑니다. 일부라면 반드시 일부에 체크합니다.

지사마다 갈리는 것 — 세 곳을 비교하면

법령은 「이관해야 한다」까지만 정하고, 어떤 모양으로 묶어 올지는 정하지 않았습니다. 그 빈칸을 각 지사가 안내자료로 채우고 있어서 실제 요구가 갈립니다. 제가 직접 받아 본 세 곳의 안내자료를 항목별로 놓으면 이렇습니다.

표지 항목을 보시면 됩니다. 한 곳은 간지를 끼워 오라 하고, 다른 곳은 표지를 붙이지 말라고 합니다. 지시를 반대로 알고 준비하면 그 자리에서 되돌아와 다시 편철해야 합니다. 수백 매를 다시 푸는 일입니다.

지자체 쪽도 마찬가지입니다. 공단 접수증을 받아 가도 종사자 근무종료 처리가 끝나야 최종 폐업 수리가 된다고 안내하는 곳이 있습니다. 공단과 지자체 두 축을 함께 봐야 하는 이유입니다.

자주 막히는 지점

한 권 300매, 연도와 급여종류가 바뀌면 권을 나눕니다

편철 단위는 세 지사가 같습니다. 1권은 300매를 넘기지 않습니다. 그리고 300매가 차지 않았더라도 연도가 바뀌거나 급여종류가 바뀌면 권을 나눕니다. 수급자 한 사람의 자료가 두 권으로 쪼개지지 않도록 하는 것이 원칙입니다.

편철 전에 빼야 하는 것도 공통입니다. 기록지 책자의 철심, 스테이플러 심, 클립, 스티커, 포스트잇을 모두 제거합니다. 매수는 오른쪽 아래에 표시합니다.

양면 자료는 두 장으로 셉니다

목록표에 매수를 적을 때 양면 인쇄물은 1장을 2매로 계산합니다. 가능하면 단면으로 출력해 제출하는 편이 뒤탈이 적습니다. 매수를 정확히 알 수 없는 자료는 지사가 산정 기준을 따로 안내합니다.

전자문서로는 넘기지 못합니다

「노인장기요양보험법」은 전자문서의 형태나 효력을 따로 정하고 있지 않아 「전자문서 및 전자거래 기본법」과 「전자서명법」이 적용됩니다. 그래서 시설 프로그램에 남은 기록은 전자서명법에 따른 정당한 서명으로 보기 어려워 전자문서 이관이 되지 않습니다. 종이로 출력해 제출해야 합니다. 케어포 같은 장기요양 서무보조 프로그램의 자료도 같습니다.

확인서를 써야 하는 경우는 네 가지입니다

• 분실 및 훼손 목록이 있는 경우
• 급여제공 내역이 없는 연도가 있는 경우
• 필수 제출자료 중 해당 사항이 없는 경우 — 가산을 받지 않아 사회복지사 업무수행일지가 없거나, 인지활동형 수급자가 없어 프로그램관리자 업무수행일지가 없거나, 근무시간으로 인정받은 교육시간이 없는 경우
• 폐업 후 청구 수행으로 2차 이관을 하는 경우 — 제출 자료의 기간을 반드시 적습니다

접수증은 자료가 맞을 때 7일입니다

시행규칙 별지 제36호서식에 적힌 처리기간은 7일이고 수수료는 없습니다. 다만 이 7일은 자료가 맞아떨어질 때의 기간입니다. 공단은 청구 내역과 이관 목록표가 일치하는지, 목록표와 실물 자료가 일치하는지를 대조한 뒤에 접수증을 내주므로, 어긋나는 곳이 있으면 보완이 끝날 때까지 교부일이 미뤄집니다. 접수증은 방문 수령과 우편 수령 모두 가능합니다.

폐업일이 아직 오지 않았다면 두 번에 나눠 냅니다

운영 중인 기관은 폐업일이 이관일보다 뒤에 있습니다. 이 경우 폐업일 전 달까지의 자료를 편철해 1차로 제출하면 일부이관 접수증이 나옵니다. 그 접수증으로 지자체 절차를 진행하고, 폐업 이후 15일 안에 나머지 자료와 2차 신청서를 접수해야 완료 접수증이 교부됩니다. 2차를 놓치면 자료이관 미이행으로 과태료 판단 대상이 됩니다.

제가 해온 일

저는 지금까지 10여 곳의 장기요양기관 폐업을 맡아 왔고, 모두 한 번에 이상 없이 이관을 마쳤습니다. 되돌려 받아 다시 편철한 적이 없다는 뜻입니다.

비결이라고 할 만한 것은 하나뿐입니다. 자료를 만들기 전에 담당자를 먼저 만나는 것입니다. 폐업희망일을 정하고, 그 날짜를 기준으로 제출 기간을 계산하고, 1차와 2차 이관 예정일을 잡고, 그 지사가 요구하는 편철 방식을 확인한 다음에 손을 댑니다. 순서를 지키면 대조 단계에서 걸릴 일이 거의 없습니다.

반대로 가장 많이 본 실패는 기관이 혼자 다 만들어 놓고 제출하러 갔다가 되돌아오는 경우였습니다. 자료가 부족해서가 아니라 묶는 방법이 그 지사 기준과 달라서인 경우가 대부분이었습니다. 내용은 멀쩡한데 형식에서 막히는 것이라 더 허탈합니다.

의뢰가 들어오면 제가 가장 먼저 확인하는 것도 신청서가 아닙니다. 청구 이력과 실물 자료의 수가 맞는지입니다. 이 둘이 어긋나면 편철을 아무리 잘해도 접수증이 나오지 않기 때문입니다.

폐업을 준비하신다면

가장 먼저 하실 일은 관할 지사의 휴폐업 자료이관 담당자에게 연락해 면담 약속을 잡는 것입니다. 폐업희망일을 대략이라도 정해서 가시면 그 자리에서 제출 기간과 이관 예정일이 정리됩니다.

시점은 이르면 이를수록 좋습니다. 자료 미비가 확인되면 접수증 교부가 미뤄지고, 접수증이 미뤄지면 폐업일 자체가 밀립니다. 폐업희망일 한두 달 전에는 1차 자료를 넣을 수 있도록 일정을 잡으시기 바랍니다.

신청 서식은 장기요양보험 홈페이지의 서식자료실에서 「휴폐업 장기요양기관 자료이관(자체보관) 신청 관련 서식」으로 내려받으실 수 있습니다. 신청서는 시행규칙 별지 제36호서식이고, 확인서는 별지 제2호서식입니다.

대리인이 접수하신다면 위임장의 위임 내용에 「장기요양급여 제공자료의 인계」라고 적어야 합니다. 개인 기관은 위임자 인감증명서와 인감도장 날인, 법인은 법인 인감증명서와 법인 인감도장이 필요하고, 신청서·확인서·위임장 모두에 날인이 들어갑니다.

한 가지 더 기억하실 것이 있습니다. 공단에 이관한 자료는 반환되지 않습니다. 기관이 따로 보관할 필요가 있는 기록은 이관 전에 사본을 남겨 두셔야 합니다.

결과를 보장해 드릴 수는 없습니다. 지사마다 요구가 다르고, 같은 지사라도 담당자와 시점에 따라 세부 기준이 달라질 수 있습니다. 다만 무엇을 확인하고 시작해야 하는지를 알고 들어가는 것과 자료를 다 만든 뒤에 물어보는 것은 결과가 다릅니다.

이 글에 적은 지사별 차이는 제가 실제로 받은 안내자료를 대조한 것이며, 기관을 특정할 수 있는 정보는 넣지 않았습니다. 지사·시점에 따라 달라질 수 있으므로 준비 전에 관할 지사에서 확인하시기 바랍니다.

이어지는 글에서는 5년치 자료를 실제로 정리하는 작업이 어떤 일인지를 현장 사진과 함께 적고, 그다음 글에서 지자체 폐업 신고와 수급자 권익 보호 조치를 다루겠습니다. 「노인장기요양보험법」 제36조 제3항이 정한 다른 기관 선택 계획의 수립과 이행, 본인부담금 정산이 그 내용입니다.