물류창고업 등록, 대표자와 임원의 결격사유부터 봅니다

물류창고업 등록은 누가 해야 합니까

「물류시설의 개발 및 운영에 관한 법률」 제21조의2제1항은 전체 바닥면적의 합계가 1천제곱미터 이상인 보관시설, 또는 전체면적의 합계가 4천500제곱미터 이상인 보관장소를 소유하거나 임차해 물류창고업을 경영하려는 자에게 등록 의무를 둡니다. 면적은 하나의 필지를 기준으로 신청인이 직접 사용하는 부분만 세고, 필지가 연접하면 합산합니다. 그런데 임차도 등록 대상이라는 점이 자주 빠집니다.

여기서 「보관시설」과 「보관장소」는 다른 말입니다. 보관시설은 건물로 된 창고이고, 보관장소는 야적장처럼 건물이 아닌 공간을 말하며, 등록증에도 두 칸이 따로 있습니다. 신규 등록 건은 건물 9층의 한 층을 임차한 보관시설이었고, 변경등록 건은 냉동·냉장창고 한 동에 일반창고 두 동을 더한 보관시설이었습니다.

등록을 하지 않고 영업하면 어떻게 될까요? 같은 법 제21조의10이 준용하는 규정에 따라 사업정지나 등록취소, 그리고 벌칙의 대상이 됩니다. 다만 보세창고, 유해화학물질 보관업, 식품냉동·냉장업처럼 다른 법으로 허가나 등록을 받은 창고는 제21조의2제4항에 따라 등록한 것으로 보므로, 어느 법의 창고인지부터 가립니다.

면적 요건을 넘었다고 바로 등록되는 것은 아닙니다. 등록규칙 제3조제4항은 창고 사용에 대한 정당한 권리, 화물을 쌓을 수 있는 구조, 건축물 용도가 창고시설일 것을 등록기준으로 둡니다. 따라서 임대차계약서와 건축물대장은 이 세 기준을 증명하는 서류이고, 건축물대장의 용도란이 창고시설이 아니면 등록 전에 용도부터 봐야 합니다.

물류창고업 결격사유는 왜 이렇게 엄격하게 봅니까

법 제21조의10은 복합물류터미널사업의 결격사유를 정한 제8조를 물류창고업에 준용하면서, 「법인으로서 그 임원 중에」를 「물류창고업을 등록하려는 자(법인의 경우 그 임원을 포함한다)가」로 바꿔 읽도록 합니다. 결격사유 자체는 이 법을 위반한 벌금형, 등록취소 뒤 2년, 피성년후견인이나 파산 미복권, 이 법 위반으로 인한 금고 이상의 형처럼 범위가 좁습니다. 그런데 그 좁은 사유를 임원 전원에 대해 확인해야 하므로 서류는 넓어집니다.

그래서 신규 등록 건의 심사청은 법인등기사항증명서를 임원 전원이 기재된 것으로, 신분증 사본을 임원 전원분으로 요구했습니다. 등록규칙 제3조제3항은 심사청이 등록기준 적합 여부와 함께 결격사유 해당 여부를 심사한 뒤에 등록증을 발급하도록 하므로, 이 확인이 끝나기 전에는 등록증이 나오지 않습니다. 따라서 대표자만 준비하고 접수하면 임원 서류 보완 요구부터 받게 됩니다.

외국인 임원은 해외 범죄경력증명서 아포스티유가 필요합니다

「물류창고업 등록에 관한 규칙」 제3조제1항제3호는 신청인이 외국인인 경우 결격사유에 해당하지 않음을 확인할 수 있는 서류를 요구합니다. 아포스티유 협약 체결국이면 그 나라 정부가 발행한 서류나 공증인이 공증한 진술서에 아포스티유 확인서가 붙은 것, 비협약국이면 그 나라에 주재하는 우리나라 영사가 확인한 것입니다. 규칙 문면은 「법인인 경우에는 그 대표자」라고 적지만, 이 건의 심사청은 법 제21조의10의 「임원을 포함한다」를 근거로 외국인 임원 전원의 서류를 요구했습니다.

대표자가 프랑스인이었던 이 건에서는 범죄경력증명서를 본인만 신청할 수 있어 행정사가 대신할 수 있는 단계가 없었습니다. 그래서 신청 사이트, 원본 우편 수령, 아포스티유 담당 기관 변경, 번역 공증까지를 안내문 두 통으로 만들어 드렸습니다. 그리고 출입국에 냈던 아포스티유 서류로 갈음되느냐는 질문을 받았는데, 그 서류는 체류자격 심사용으로 제출된 것이라 등록 신청 때 새로 받아야 합니다.

임원이 여러 나라에 흩어져 있으면

임원 네 명의 국적이 달라 나라마다 발급 경로와 기간이 달랐습니다. 프랑스는 2025년 5월부터 아포스티유 담당 기관이 공증인 네트워크로 바뀌어 안내문을 다시 써야 했고, 네덜란드 쪽 서류가 가장 늦게 도착해 전체 일정을 그 나라에 맞췄습니다. 증명서는 발급일부터 3개월 안에 내야 하므로, 가장 느린 나라의 도착 예정일을 먼저 잡고 나머지 나라의 발급일을 거꾸로 세는 방식이 맞습니다.

물류창고업 등록 서류 열 가지, 회사가 내는 것과 제가 쓰는 것

등록규칙 제3조제1항은 등록신청서에 등록기준 적합 증명서류, 사업운영계획서(화재안전 관리계획서 포함), 외국인 결격사유 확인서류를 붙이도록 하고, 법인등기부·등기부등본·건축물대장은 심사청이 행정정보 공동이용으로 확인하게 합니다. 실무에서 이 조문은 열 가지 서류로 풀립니다. 행정사가 쓰는 것은 등록신청서, 화재안전관리계획서, 사업운영계획서 세 가지이고, 나머지 일곱 가지는 회사가 이미 가진 서류입니다.

회사 쪽 일곱 가지는 임대차계약서, 건물과 토지의 등기부등본, 사업자등록증, 건축물대장, 위수탁계약서, 임원 전원이 기재된 법인등기부, 법인인감증명서입니다. 다만 공동이용으로 확인할 수 있는 서류라도 미리 내는 편이 빠릅니다. 서류 목록을 표로 만들어 회사에 보낼 때는 「작성」과 「기 수령」처럼 누가 준비하는지를 칸마다 적어 두면 빠지는 서류가 줄어듭니다.

이 열 가지 중에서 가장 오래 걸리는 한 권이 화재안전관리계획서입니다. 저는 이 계획서를 지금까지 5건 작성했고, 다섯 건 모두 주무관의 보완 요청 없이 통과됐습니다. 그 작성 순서는 분량이 많아 다음 글에서 따로 다루고, 이 글에서는 서류 목록의 자리만 잡아 둡니다.

사전검토는 왜 이메일로 먼저 받습니까

서류가 모이면 원본을 바로 들고 가지 않고, 먼저 PDF로 묶어 담당 주무관에게 이메일로 사전검토를 받았습니다. 접수 뒤에 보완 요구가 나오면 처리기간이 다시 돌기 때문입니다. 예를 들어 사업운영계획서는 시청이 빈칸 서식을 주는데, 보관 품목과 운영 인원처럼 회사만 아는 칸을 어떻게 채웠는지를 접수 전에 확인받으면 창구에서 되돌아오는 일이 없습니다.

사전검토가 끝나면 원본 묶음에 위임장과 법인인감증명서를 더해 제출합니다. 행정사가 대리하므로 위임장에는 법인인감을 찍고, 사본에는 원본대조필을 찍었습니다. 신규 등록 건은 사전검토 서류를 보낸 뒤 임원 서류가 도착하기를 기다렸다가 원본을 냈고, 그 기다림이 넉 달의 대부분이었습니다.

물류창고업 변경등록은 사유가 생긴 날부터 30일입니다

법 제21조의2제2항은 등록한 사항 중 대통령령으로 정하는 사항을 변경하려면 사유가 발생한 날부터 30일 이내에 변경등록을 하도록 합니다. 시행령 제12조의3이 정한 사유는 세 가지입니다. 대표자의 성명과 상호, 물류창고의 소재지, 그리고 물류창고 면적의 100분의 10 이상 증감입니다.

변경등록 건은 세 번째 사유였습니다. 냉동·냉장창고 한 동으로 등록돼 있던 회사가 같은 단지의 일반창고 두 동을 추가로 임차하면서 면적이 두 배 가까이 늘었고, 등록규칙 제3조제2항에 따라 변경등록신청서에 변경사실을 증명하는 서류를 붙였습니다. 임대차계약서, 건축물대장, 건물 평면도, 추가등록 면적을 표시한 도면, 그리고 등록증 원본입니다.

이 건에서 막힌 곳은 창고가 아니라 계약이었습니다. 화주와 창고 운영사 사이에 중간 운영사가 끼어 있어 3자 물류 위탁계약서가 두 장이었고, 그중 한 계약의 기간이 신청 시점에 끝나 있었습니다. 그래서 계약연장확인서를 양쪽에서 받아 붙이고 나서야 서류가 맞았습니다. 변경등록에서는 서류 수가 적은 만큼, 한 장 한 장의 날짜가 더 꼼꼼히 읽힙니다.

등록증에 적히는 것과 받은 뒤 할 일

등록규칙 제3조제3항에 따라 심사가 끝나면 별지 제2호서식의 물류창고업 등록증이 나옵니다. 앞면에는 상호, 사업자등록번호, 대표자 성명, 소재지, 그리고 물류창고의 종류와 규모가 보관시설(일반창고), 보관시설(냉동·냉장창고), 보관장소 세 줄로 적힙니다. 반면 변경등록은 새 등록증을 만드는 것이 아니라 원본을 반납받아 뒷면 변경내용란에 변경 연월일과 내용을 적어 돌려주는 방식입니다.

등록증을 받은 뒤 남는 세 가지

등록증을 받으면 끝일까요? 세 가지가 남습니다. 첫째, 화재안전관리계획서는 등록 서류가 아니라 매년 12월 31일까지 유효성을 다시 검토해 보관해야 하는 운영 문서입니다. 둘째, 대표자·상호·소재지·면적에 변화가 생기면 30일 안에 변경등록을 해야 하므로, 임차 면적이 바뀌는 계약을 맺기 전에 등록증 뒷면을 먼저 떠올려야 합니다. 셋째, 이 등록증은 스마트물류센터 인증을 신청할 때 첨부하는 서류이기도 해서, 인증을 염두에 둔 회사는 등록을 먼저 끝내 두는 편이 순서상 맞습니다.

결국 물류창고업 등록은 창고 면적을 세는 일로 시작하지만, 심사는 사람의 결격사유에서 시작합니다. 임원 명단과 국적을 먼저 확인하고, 외국인이 있으면 그 나라의 발급 기간을 기준으로 전체 일정을 잡고, 그 사이에 화재안전관리계획서를 쓰는 것이 두 현장에서 정리한 순서입니다. 인증까지 이어지는 회사라면 스마트물류센터 인증의 자체평가서를 다룬 글이 다음 단계에 도움이 되실 거예요.